Программный комплекс «КОРД» - система электронного документооборота

Назначение

Автоматизированное ведение внешнего и внутреннего документооборота, обеспечение контроля исполнительской дисциплины сотрудников организации.

Версии поставки системы:

• для установки в локальной сети (количество рабочих мест для использования ПК «КОРД» не ограничено),
• для персональной ЭВМ (ПК «КОРД» устанавливается на одно рабочее место),
• Web-версия.

Принцип действия

Web-версия ПК «КОРД» реализована в виде интернет/интранет приложения ориентированного на использование баз данных общего пользования, единую техническую базу. Каждый АРМ программного комплекса рассчитан на эксплуатацию конкретным подразделением организации. При этом допускается работа системы в однопользовательской конфигурации, в этом случае функции контроля и мониторинга возлагаются на специалиста по ведению документооборота организации.

Функциональные возможности

• Учет и первичная регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
• Хранение в базе данных полнотекстовых образов документов
• Ведение проектов документов и формирование на их основе внутренних организационно-распорядительных документов и исходящих документов
• Ведение архива документов
• Поиск необходимых документов с использованием набора различных фильтров
• Ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов
• Контроль исполнения документов
• Мониторинг местонахождения документа и его копий
• Формирование отчетов о состоянии документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников организации
• Информирование руководителя организации о текущей занятости исполнителей.

Технические характеристики, отличительные особенности

Программное обеспечение web-версии «КОРД-Канцелярия» разработано в клиент-серверной архитектуре с использованием объектно-реляционного отображения. Основные достоинства такого подхода, кроме возможности реали зовать нетривиальную бизнес–логику обработки потока документов непо средственно на уровне сервера, можно выразить в следующем:

• пользователи, взаимодействуют с системой посредством Web–ин­терфейса, через любой интернет–браузер, при этом нет необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение на рабочих станциях пользователей;
• пользователь может использовать функции системы, имея практи чески любую программно–операционную платформу;
• пользователь может работать с системой с любого компьютера, имеющего доступ в интернет;
• система инсталлируется и обновляется только на Web–сервере, та ким образом, любые изменения и дополнения доступны для всех пользователей системы автоматически, без использования допол нительных сил и средств;
• система может функционировать под управлением практически любой реляционной СУБД (Oracle, MS SQL MySQL, Postgres и т.д.).

Система обеспечивает возможность последующей интеграции, как с существующими системами, так и с новыми разработками, ис пользуя принципы открытости и интероперабельности.

Область применения

Организации и предприятия любых форм собственности, в которых ведется регистрация документов в общем потоке документооборота.

Место и характер эксплуатации

ПК «КОРД» (в файл-серверной архитектуре) в целом, или его отдельные АРМы введены в промышленную эксплуатацию в аппарате управления Восточной нефтяной компании (г. Томск); Учреждениях юстиции (Центрах) государственной регистрации прав на недвижимое имущество Томской области и Алтайского края; Администрациях Александровского, Каргасокского и Парабельского районов Томской области и города Стрежевой; Строительном управлении № 920 г. Мегион Ханты-мансийский автоносный округ; Территориальном Фонде Обязательного медицинского страхования; Департаменте по управлению государственной собственностью администрации Томской области; Территориальном управлении Минимущества России по Томской области; ОГУП «Томскинвестгеонефтегаз»; Томском Филиале Банка Москвы, Управлении Роспотребнадзора г. Томска и других предприятиях и организациях Сибирского федерального округа.

Наличие свидетельств и наград

Свидетельство о государственной регистрации разработки в Отраслевом Фонде алгоритмов и программ Минобразования РФ № 2959 от 12.11.2003 г. «Программный комплекс «Контроль организационно-распорядительной деятельности», № госрегистрации 50200300955.
ПК «КОРД-Канцелярия» удостоен Диплома конкурса «Сибирские Афины» На 3-ей межрегиональной специализированной выставке-ярмарке «ВСЁ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ-2001» (Томский Технопарк - 6 по 8 июня 2001 года).

Порядок поставки и стоимость

Срок поставки и настройки базовой версии системы (включая обучение) – 1 месяц.
В комплект поставки ПК «КОРД» входит:

• технология документооборота и контроля исполнительской дисциплины, соответствующая ГОСТ Р 6.30-97;
• техническая документация, выполненная в соответствии со стандартами ГОСТ Р ИСО 9127-94, ГОСТ Р ИСО / МЭК ТО 9294-93;
• дистрибутив системы на компакт-диске.

Стоимость системы для установки в локальной сети (количество рабочих мест для использования ПК «КОРД» не ограничено) – 40 тыс. руб., а для персональной ЭВМ (ПК «КОРД» устанавливается на одно рабочее место) – 30 тыс. руб. Стоимость Web-версии является договорной и зависит от выбранного сервера СУБД.

Системные требования

• ПЭВМ класса Pentium (Рекомендуется Celeron 400)
• От 64 Mb ОЗУ
• Свободное место на диске не менее 20 Mb
• Операционная система Windows 98/XP
• Наличие установленного ПО любой СУБД

В настоящее время чаще всего регистрация документов представляет собой обычную запись реквизитов на всевозможных бумажных бланках. При этом журналы регистрации постоянно пополняются, занимая излишне много места в помещениях приемных или канцелярий. Поиск информации о каком-либо документе отнимает несоизмеримо больше времени, чем сама регистрация. Для устранения этих неудобств, а также для высвобождения рабочего времени у сотрудников канцелярии и избавления их от рутинного труда и была разработана представленная Система.

ПК "КОРД" реализует следующие функции:

• Учет и регистрация
• Постановка на контроль
• Копирование отсканированных образов документов или самих файлов в базу данных
• Поиск документов
• Ведение журналов
• Печать карточек
• Ведение справочников

ПК "КОРД" позволяет вести (заполнять, изменять) следующие справочники, которые облегчают работу с Системой:

• «номенклатура дел»
• «начальники»
• «отделы»
• «организации»
• «приемные»
• «должности»
• «типы входящих документов»

Условия поставки продукции: для знакомства с возможностями системы потенциальному клиенту предоставляется демо-версия системы на срок 5-15 дней.

В комплект поставки СЭДО «КОРД» входят:

• технология документооборота и контроля исполнительской дисциплины, соответствующая ГОСТ Р 6.30-97;
• техническая документация, выполненная в соответствии со стандартами ГОСТ Р ИСО 127-94 ГОСТ Р ИСО / МЭК 9294-93;
• дистрибутив системы на компакт-диске.

Система может быть модифицирована под нужды заказчика. Обучение и сопровождение входят в стоимость системы.